10 étapes faciles pour un bureau à domicile bien organisé

Sans la structure d’un bureau à l’extérieur de nos maisons, il est facile de disperser tout ce qui est lié au travail dans toute la maison. Nous devons tout de même accomplir notre travail de manière efficace et en temps voulu. Après tout, moins nous passons de temps à travailler, plus nous avons de temps à consacrer à notre famille. Un bureau à domicile organisé rendra la journée de travail plus rapide et plus agréable. Voici quelques idées pour vous aider à organiser votre lieu de travail.

Avez-vous un bureau à domicile ?

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’une pièce entière, mais vous devez disposer d’un espace bien défini pour contenir tous les éléments essentiels de votre bureau et vos dossiers.

Un bureau dans votre chambre qui contiendra vos dossiers, du papier, des stylos, une calculatrice et bien sûr un ordinateur fera l’affaire, surtout au début.

Si votre « bureau » se compose de la table de la salle à manger, de certains tiroirs de la cuisine, d’un classeur au sous-sol et de l’ordinateur dans la chambre à coucher, vous devriez envisager de tout organiser en un seul endroit.

Passez-vous beaucoup de temps à chercher un document particulier, en courant d’une pièce à l’autre pour le trouver ? Envisagez de déplacer tous vos dossiers et papiers dans un endroit central, de préférence près de l’ordinateur si c’est là que vous faites le gros de votre travail.

  • Conservez vos dossiers et papiers personnels séparément de vos affaires professionnelles.

Vous finirez par avoir assez de paperasse à gérer sans avoir à y mêler vos factures personnelles, vos magazines et l’emploi du temps des enfants après l’école. Créez un endroit séparé pour ces documents en dehors de votre bureau à domicile.

  • Créez un système de classement qui vous convient.

N’oubliez pas que vous travaillez peut-être pour quelqu’un d’autre, mais qu’en ce qui concerne votre bureau à domicile, vous êtes votre propre patron.

Réfléchissez à la façon dont vous recherchez un dossier ou une feuille de papier en particulier. Quel est le moyen le plus facile pour vous de le trouver ? Créez ensuite un système de classement qui vous convient. Ne vous inquiétez pas, si vous n’y arrivez pas du premier coup, vous pouvez toujours revenir en arrière et réessayer. Tôt ou tard, vous parviendrez à un système qui vous convient parfaitement.

Examinez attentivement votre espace de travail.

Avez-vous des piles de papiers, de dossiers, de courrier, de clé USB et de CD qui traînent ? Avez-vous remarqué que d’autres choses s’accumulent ? Réservez quelques heures et rangez tout grâce aux systèmes de rangements des Décideurs. Utilisez votre nouveau système de classement et trouvez des « maisons » pour tout le reste.

5) Maintenant que vous avez organisé votre bureau, consacrez quelques minutes à la fin de votre journée de travail pour le maintenir dans cet état. Essayez de « quitter le travail » pour la journée avec un bureau propre et vide. Vous l’apprécierez le lendemain matin. Cela vous évitera aussi de tomber un jour sur une énorme pile de papiers.

6) Ajoutez une touche personnelle à votre bureau.

Apportez des photos des enfants, ajoutez de jolies plantes, des citations inspirantes ou tout ce que vous pouvez imaginer pour faire de votre bureau un lieu de travail agréable. En plus de vous mettre et de vous garder de bonne humeur chaque fois que vous entrez dans votre bureau, vous serez plus enclin à le garder propre et organisé si c’est un endroit que vous chérissez. Alors, faites des folies en achetant un décor spécial pour votre bureau.

7) Parlons des fichiers de votre ordinateur.

Vous pouvez passer autant de temps à chercher un document en ligne qu’une feuille de papier. Si votre ordinateur est utilisé à la fois pour le travail et pour votre usage personnel, créez un dossier de travail et utilisez des sous-dossiers pour des employeurs particuliers, des projets, etc.

Là encore, mettez au point un système de fichiers qui vous convient et séparez vos fichiers professionnels de vos fichiers personnels. Ceci est particulièrement important si d’autres membres de la famille ont également accès à l’ordinateur. Si c’est le cas et que vous utilisez Windows, je vous recommande vivement de créer un compte utilisateur distinct pour votre travail et de le protéger par un mot de passe. Cela empêchera les autres membres de la famille de modifier ou de supprimer accidentellement vos fichiers professionnels.

8) En plus de vos fichiers habituels, vous devez également organiser vos courriels.

Soyons honnêtes, nous avons tous perdu du temps à chercher un courriel particulier qui contenait une information vitale dont nous avions besoin rapidement. La mise en place de dossiers pour les différents clients et projets a bien fonctionné pour moi, mais encore une fois, trouvez un système qui fonctionne pour vous et tenez-vous en à ce système. Triez les e-mails dès que vous les lisez. Cela ne prend qu’une seconde ou deux pour le déposer dans le dossier approprié, mais cela vous fera gagner beaucoup de temps si vous devez le retrouver plus tard.

9) Maintenant que vous avez mis en place un bon système de classement (tant physique que numérique), réservez un peu de temps tous les quelques mois (ou semaines si nécessaire) pour purger vos fichiers. Nous pouvons rapidement accumuler beaucoup de documents, tant dans notre classeur que sur notre disque dur, dont nous n’avons plus besoin. Au minimum, essayez de purger vos fichiers deux fois par an.

10) Maintenant que votre bureau est organisé, vous pouvez également envisager d’organiser votre temps. Là encore, mettez au point un système qui fonctionne bien pour vous. Je vous encourage à commencer par quelques-unes de ces idées pour mieux organiser votre bureau et vous-même. Vous serez surpris du temps que vous gagnerez à ne plus chercher vos dossiers, vos papiers ou votre agrafeuse. Bientôt, vous ne saurez plus comment vous avez pu fonctionner sans un bureau à domicile bien organisé.